香港學校如何選擇系統供應商：報價流程與必問 5 條問題

學校要採購校務系統、網站或內聯網，多數由資訊科技統籌老師或資訊科技主任一人包辦：既要理解教學需要，又要處理報價、比較與採購文件。資助學校的採購程序受教育局《資助學校採購程序指引》規管，報價門檻、份數與批核人員都有明確要求；文件寫得不清楚，隨時被要求補交，甚至影響審計。本文整理由報價程序、報價必備項目，到面試供應商的必問問題，協助你在有限時間內完成一次合規而可靠的採購。

一、學校採購程序的基本要求

資助學校運用政府津貼採購物料、服務或進行小型修葺工程，須依循教育局通告第 4/2013 號「資助學校採購程序」，以及該通告所指的《資助學校採購程序指引》（更新於 2025 年 10 月）。採購程序是外評與審計的必查項目，因此報價文件的完整程度，直接影響學校能否向校董會與教育局交代。

採用哪一種採購程序，主要取決於每次採購的金額。現行的財政限額、相應安排與批核人員如下：

學校亦須留意三項防止繞過門檻的規定：學校只有在 12 個月內採購項目的累積價值不超過 50,000 元及 200,000 元的情況下，才可分別以口頭報價及書面報價方式重複採購同一類項目；學校不得分拆訂單，藉以避免遵守批核報價單或標書的規定；亦不應藉着分期採購或縮短合約期來避開財政限額。

邀請書面報價或招標的日期與截止日期，一般應相隔最少三周；緊急情況下可經校長批准縮短至兩個完整工作周，並須把原因記錄在案。供應商提交的書面報價單或標書，由截止日期起計 90 天內仍然有效，學校應在有效期屆滿前發出訂單。所有報價及招標文件，包括「書面報價／投標摘要及批核紀錄表」，須保留三個曆年以供查核。

二、一份報價應該包含的項目

不少學校收到報價後，才發現無法比較，原因是每間供應商報價的項目與格式都不同。其實教育局在《資助學校採購程序指引》的附件中，已提供「報價／投標價格分目範本」，其中針對管理資訊系統的一份，把費用分為四部分：硬件、軟件、開發費用，以及持續保養及支援（包括每年保養費用與每年牌照費用）。培訓服務另有獨立的分目範本，按每一課堂的培訓人員費用、教材費用及其他費用逐項列出。

換言之，學校可以要求供應商按這個結構報價，令各份報價可直接比較。一份完整的系統或網站報價，建議至少涵蓋以下項目：

值得注意的是，報價分項不只是方便比較，亦是日後驗收與付款的依據。若報價只寫一個總價，中標後雙方對「包什麼、不包什麼」的理解容易出現落差。

三、比較供應商的六個維度

學校採購系統，最怕的不是「做不到」，而是交貨後「沒有人跟」。比較供應商時，除了技術能力，建議一併用以下六個維度評估：

這六個維度之中，最常被忽略的是「資料擁有權」與「交貨後跟進」。學校的學生資料、成績與家長聯絡資料屬於敏感個人資料，若系統設計成資料只可留在供應商的平台、難以匯出，日後即使對服務不滿意，也難以更換供應商。相關的資料處理與系統選擇考量，可參考校務管理系統的選擇一文。

四、面試供應商必問的五條問題

報價單看不到的東西，要靠面試問出來。以下五條問題，每條都附上「為什麼要問」、好答案與壞答案的特徵，方便你在會議中即時判斷。

問題一：系統交付後，由誰負責跟進？回應時間是多少？

為什麼要問：學校最怕交貨後找不到人。這條問題直接測試供應商的支援安排是否具體。好答案會說出指定聯絡人、支援渠道與回應時間承諾（例如一個工作日內回覆），並寫入合約。壞答案則是「有問題隨時找我們」這類沒有承諾的說法，或回應時間含糊、只靠一個流動電話號碼。

問題二：系統內的資料與原始碼屬於誰？學校可否隨時完整匯出？

為什麼要問：資料擁有權決定學校日後是否被綁死。好答案會明確表示資料屬於學校、提供匯出功能（例如匯出成通用格式），並說明原始碼或使用權的安排。壞答案是把資料說成屬於供應商、匯出要額外收費，或迴避原始碼與資料歸屬問題。

問題三：系統依賴哪一個平台或第三方服務？日後可否轉移到其他環境？

為什麼要問：若系統深度綁定某個封閉平台，日後轉移成本極高。好答案會說明所用的技術與平台、轉移的可行性與大致成本。壞答案是不願透露技術細節，或以「我們平台最好，不用轉」帶過。

問題四：保養範圍包括什麼？不包括什麼？每年收費如何計算？

為什麼要問：保養是長期支出，亦是最容易出現爭議之處。好答案會列出保養涵蓋的項目、排除項目（例如新增功能另行報價），以及每年保養費與牌照費的計算方式。壞答案是把所有問題都推說「包括在內」，但沒有書面範圍。

問題五：培訓與交接如何安排？離職或更換供應商時如何交接？

為什麼要問：學校人事會變動，交接安排決定系統能否延續使用。好答案會提供培訓課堂、教材，並承諾提供交接文件與過渡期支援。壞答案是不提供書面教材、不承諾交接，或把交接視為額外收費項目。

五、報價陷阱：四種常見情況

學校採購系統時，以下四種報價陷阱最常見，值得在評審階段逐一核對：

應對這些陷阱，說到底就是把口頭承諾變成書面條款。學校可在邀請文件中要求供應商逐項填寫價格分目與功能清單，並把資料匯出、遷出與保養範圍列為必須回答的項目。指引亦提醒學校，如書面報價或投標文件內容不可接受（例如所有報價均不符合規格、價錢過份偏高、條件無法接受），批核人員可指示修訂規格及條款後重新邀請報價或招標。

六、如何撰寫需求文件

需求文件（規格）是整個採購的核心。指引指出，資助學校不須使用深奧的術語，只須以容易清晰理解的一般用語擬定所需物料或服務的規格；撰寫時如有需要，可考慮諮詢具備相關知識的校內同工，例如採購電腦時可邀請校內電腦科教師或資訊科技人員提供意見，這一點對資訊科技統籌老師尤其有用。

一份實用的系統需求文件，建議包含以下部分：

• ▸背景與目的——為什麼要採購、要解決什麼教學或行政問題。
• ▸功能需求——逐項列出必須具備與希望具備的功能，並寫明不包括什麼。
• ▸用戶與規模——使用人數、班級數目、資料量，方便供應商評估工作量。
• ▸整合需求——是否需要與現有系統、點名系統或內聯網對接。
• ▸保安與私隱——學生個人資料的處理、存取權限與備份要求。
• ▸交付物與驗收準則——要交付什麼、用什麼標準驗收。
• ▸培訓與保養——培訓對象與課堂數目、保養範圍與年期。

把需求寫清楚，好處不只是報價更可比，亦令日後驗收有據可依。若學校需要外部的技術意見協助擬定規格，可參考學校資訊科技服務。

七、評分表建議

若學校打算採用評分制度評審報價，須留意一項規定：學校必須在邀請書面報價或招標的文件中，清楚說明預先設定的評審準則及評分制度，供有意競投者參考。一般而言，如使用評分制度，應推薦接納獲最高整體評分的報價單或標書；如不選取出價較低者，則應記錄不選取的理據。

以下為一個評分表框架，可因應校本需要調整比重。價格比重不宜過高，否則容易犧牲交貨後的支援質素：

比重只是起點，學校應按項目性質調整。例如校務系統涉及大量學生個人資料，可提高技術與保安的比重；純網站重建則可提高功能與設計的比重。評分準則必須在邀請文件中預先公布，才符合程序要求。

八、常見問題

總結

學校採購系統或網站，程序與比較方法同樣重要。程序方面，先按金額判斷屬口頭報價、書面報價還是招標，確保份數、通知期與批核人員符合《資助學校採購程序指引》；比較方面，用六個維度評估供應商，並在面試時問清支援、資料擁有權、平台、保養與交接五條問題。把口頭承諾寫入報價與合約，並把評分準則預先公布，日後驗收與審計都會順利得多。

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