NGO 招標流程：社福機構採購程序、報價文件與供應商評分
NGO 用公帑採購，同一套程序做錯就會被審計質疑。本文拆解社福機構常見的採購方式與金額門檻、報價文件必備項目、供應商評分表、合約與知識產權條款，以及五個最常被忽略的風險。
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社福機構採購系統、網站或器材，用的是公帑與捐款，同一套程序做錯，小則要補做文件，大則被審計或資助方質疑。這篇文章由機構內部角度出發，講清楚採購方式點揀、報價文件要寫甚麼、評分表點設計、合約要守住哪幾條，以及五個最常被忽略的風險。
決策摘要（30 秒）
先確認機構自身的採購政策與資助方的要求，而不是先問供應商報價。
金額門檻、報價份數、批核人員與利益申報，全部以機構政策為準。
評分表要在邀請報價之前定好，不能收到報價後才調權重。
為何 NGO 採購比商業採購更容易出錯
商業機構買錯系統，最多是浪費一筆錢；資助機構買錯，問題會延伸到資助協議、服務質素標準與審計報告。原因有三個：
第一，錢的來源決定了程序。同一筆支出，用機構儲備、用社署資助、用基金撥款，要求的文件與批核層級可以完全不同。很多機構在採購初期沒有分清，到頭來要補做文件。
第二，決策人往往不是使用者。批核的是總幹事或管理委員會，實際用的是前線社工與行政同事。如果需求由一方寫、由另一方批，規格很容易寫得太籠統，令供應商的報價無從比較。
第三，同一時間只有一兩個人處理。社福機構的行政人手普遍緊張，採購往往由一位同事兼顧，文件範本沿用多年，條款未必跟得上現在的資料保護與雲端服務要求。
一、採購方式與金額門檻：先看機構政策，再看資助方
資助學校有教育局統一的採購門檻，但社福機構沒有全港統一的金額表。機構須按自身採購政策、資助方的《資助及服務協議》與廉政公署對受資助機構的指引，自行訂立門檻與批核層級。以下是常見的四種採購方式，實際金額與份數請以你機構現行政策為準。
| 採購方式 | 常見適用情況 | 文件要求 | 常見出錯位 |
|---|---|---|---|
| 直接採購 | 金額較低、市場選擇單一（例如指定軟件的續期） | 報價單、批核記錄、利益申報 | 沒有做市場比較，被視為未盡採購責任 |
| 口頭報價 | 金額中等、規格簡單 | 至少兩個口頭報價的書面記錄 | 只有一個報價，或記錄沒有列明規格 |
| 書面報價 | 金額較高、需要比較交付內容 | 邀請書、統一規格表、至少數份書面報價 | 每間供應商報價範圍不同，無法直接比較 |
| 公開招標 | 金額高、涉及長期服務或大量使用者 | 招標文件、評分表、開標記錄、合約 | 評分準則在開標後才調整 |
實務上最常見的問題不是「沒有報價」，而是每間供應商報價的範圍不同。A 公司包三年保養、B 公司只包一年、C 公司把資料搬出另外收費，三個總數放在一起比較，等於沒有比較。所以邀請報價時一定要附上同一份規格表與同一份報價表格，要求供應商逐項填寫。
二、報價文件必備的八個項目
- 1. 需求與範圍：解決甚麼問題、誰使用、現時流程是怎樣
- 2. 功能清單：逐項列出必要與可選功能，避免「大致上」
- 3. 交付物：系統、原始碼、設計檔、文件、培訓、上線支援
- 4. 時間表：里程碑、驗收節點、上線日期與緩衝期
- 5. 費用結構：一次開發費、每年保養費、第三方服務費分開列
- 6. 保養與支援：回應時間、處理時間、服務時間、升級路徑
- 7. 資料擁有權與離場安排：資料歸屬、匯出格式、遷移協助
- 8. 知識產權與使用授權：原始碼、設計、內容與素材的授權範圍
第八項最容易被忽略，但對機構影響最深。如果合約沒有寫清楚，系統做完之後，機構可能只有使用權而沒有原始碼，日後想換供應商就要重新開發一次。機構應該在報價階段就問清楚：原始碼會不會交付、以甚麼形式交付、有沒有托管安排。
三、供應商評分表點設計
評分表的目的不是為了打分，而是為了讓「點解揀這間」有書面依據。以下六個維度是社福機構最常用的組合，權重可按項目性質調整，但必須在邀請報價前定好並記錄。
| 評分維度 | 評分重點 | 建議權重 |
|---|---|---|
| 需求符合度 | 功能清單逐項對應程度，而非「有做過類似項目」 | 30% |
| 總擁有成本 | 開發費＋三年保養＋第三方服務費，而非只看首年報價 | 25% |
| 同類機構經驗 | 可核實的社福／教育客戶案例，並可聯絡reference | 15% |
| 支援與保養 | 回應時間、服務時間、是否有本地支援團隊 | 15% |
| 資料與合規 | 資料存放地點、存取控制、離場與匯出安排 | 10% |
| 交接與培訓 | 有沒有文件、培訓與知識轉移，避免被單一供應商鎖定 | 5% |
一個實用做法：把評分表隨邀請書一併發給供應商，讓他們知道自己會被怎樣評估。這會直接改變他們報價的寫法，減少後期補問與爭議。
四、合約要守住的三條
資料擁有權：服務使用者資料、個案紀錄與捐款人資料，必須明確寫明由機構擁有，供應商只可在提供服務期間處理，並在合約終止時按指定格式交回及刪除。
離場安排：寫明合約結束時的資料匯出格式、遷移協助時數與收費。沒有這一條，機構每次換供應商都要重新議價，議價能力很低。
知識產權與授權：區分「機構擁有的資料」與「供應商的平台程式碼」。如果採用 SaaS，就要寫清楚服務中斷、加價與終止時的處理方式，而不是只看月費。
五、五個最常被忽略的風險
1. 評分表在開標後才定——最容易被審計質疑的一項。
2. 報價沒有統一分項——無法比較，最後靠感覺揀。
3. 只比較首年費用——保養費、加價條款、離場費未計入。
4. 沒有做利益申報——供應商與職員或委員有關係時，必須記錄申報與迴避安排。
5. 沒有寫驗收標準——「做完」與「做好」之間沒有定義，尾數與保養期就會拖。
常見問題
NGO 採購一定要公開招標嗎？
不一定。是否公開招標取決於金額、資助方要求與機構自身採購政策。多數機構會按金額分層：低於某個金額可直接採購，中等金額要口頭或書面報價，高於某個金額才需公開招標。實際門檻請以你機構現行政策及資助協議為準。
報價份數不足怎麼辦？
先查機構政策有沒有列明例外情況（例如市場只有少數供應商）。若有例外，必須書面記錄原因並經指定層級批核；若沒有例外條款，就應該重新邀請報價，而不是事後補寫理由。事後補做的文件，在審計時通常不被接受。
如何避免被單一供應商鎖定？
在合約寫明資料匯出格式（例如 CSV 或標準資料庫格式）、原始碼或托管安排、以及合約終止時的遷移協助。技術上，優先選擇支援標準匯出與開放 API 的方案，避免資料只能留在單一平台內。
社福機構採購系統的預算應該怎樣定？
應以「總擁有成本」而不是「開發費」定預算：一次開發或設定費、每年保養與支援費、第三方服務（短訊、雲端、電子簽署）費用、以及離場與遷移成本。多數機構在第二年才發現保養費佔比高，所以報價時應要求分開列明。
可以只用一個供應商做網站、系統與保養嗎？
可以，但要在合約寫清楚各項目的收費與終止方式，避免日後只加不減。若機構規模較小，單一供應商確實較省管理成本；但關鍵資料的匯出權與離場安排一定要寫入合約，否則議價空間會隨時間消失。
ADWire 編輯團隊
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